Termine stehen im Zentrum von SiteDude Booking und optimieren deine Terminplanung auf eine einfache und effektive Weise. So hast du deine Terminliste jederzeit im Blick und reduzierst den Aufwand für Anrufe erheblich.

Termine erstellen

SiteDude Booking vereinfacht den Buchungsprozess für dich und dein Team. Kunden können einfach die Buchungswebsite besuchen, den gewünschten Service auswählen und einen Termin buchen.

Wenn du einen Termin im Namen eines Kunden erstellen musst, kannst du dies über den Verwaltungsbereich tun. Dieser kann entweder über die Seite „Termine“ oder „Kalender“ aufgerufen werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche „+ Termin hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke wird ein Popup-Fenster mit einem vereinfachten Buchungsformular geöffnet. Hier musst du den Service, den Mitarbeiter, das Datum, die Uhrzeit, den Ort (falls mehrere Orte konfiguriert sind) und den Kunden auswählen.

Zusätzlich kannst du in diesem Pop-up auswählen, ob du eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden senden möchtest oder nicht. Die gesendete Benachrichtigung („Termin bestätigt“ oder „Termin ausstehend“) basiert auf dem in den allgemeinen Einstellungen konfigurierten Standardstatus.

Je nach Konfiguration kann für einige Dienste die Gruppenbuchungsfunktion aktiviert sein. Mit dieser Funktion kannst du mehrere Kunden für einen einzigen Termin auswählen, wie im obigen Screenshot dargestellt.

Das Back-End-Buchungsformular bietet zusätzliche Optionen, die über die Front-End-Buchung hinausgehen. Hier kannst du Extras hinzufügen, benutzerdefinierte Felder ausfüllen, Rabattgutscheine anwenden und wiederkehrende Termine aktivieren, wenn diese Funktion für den ausgewählten Service aktiviert ist.

Im ersten vereinfachten Pop-up-Formular kannst du auf diese zusätzlichen Optionen zugreifen, indem du auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ klickst. In diesem erweiterten Formular siehst du neben den zuvor genannten Buchungsdetails und -optionen eine Übersicht über den Termin, einschließlich:

• Dienst Name
• Dauer des Dienstes
• Preis des Dienstes
• Zugewiesener Mitarbeiter
• Datum und Uhrzeit
• Standort
• Kunden
• Preisgestaltung

Durch Klicken auf die Schaltfläche „+ Neuer Kunde“ im Formular wird ein weiteres Popup-Fenster geöffnet, in dem du während des Buchungsvorgangs ein neues Kundenprofil erstellen kannst.

Wenn du alle Optionen für den Termin ausgewählt hast, klicke einfach unten rechts auf „Speichern“. Der/die Termin(e) wird/werden dann gespeichert und sowohl im Bereich „Termine“ als auch im Bereich „Kalender“ angezeigt.

Buchung außerhalb der Arbeitszeiten und über bestehende Termine

Standardmäßig können alle Benutzer Termine nur während der Arbeitszeit des ausgewählten Mitarbeiters buchen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, diese Logik für Administratoren, Superadministratoren und alle von dir erstellten benutzerdefinierten Rollen anzupassen.

So änderst du diese Einstellungen:

1. Gehe zu Einstellungen -> Benutzer und Rollen -> Rollen.
2. Klicke auf das Menü mit den drei Punkten neben der Rolle, die du bearbeiten möchtest.
3. Wähle bearbeiten.
4. Scrolle im Bildschirm „Rolleneinstellungen“ nach unten und suche die folgenden Optionen:

   • „Erlaube Buchungen außerhalb der Arbeitszeiten“
   • „Überschneidungen von Terminen zulassen“

5. Aktiviere eine oder beide dieser Optionen nach Bedarf.

Die Optionen sind relativ selbsterklärend, aber hier ist eine kurze Übersicht:

• Mit dem ersten Schieberegler kannst du Termine für den ganzen Tag buchen, unabhängig von den Arbeitszeiten des Mitarbeiters.
• Mit dem zweiten Schieberegler kannst du überlappende Termine über das Back-End-Buchungsformular buchen.

Während der Erstellung eines Termins über das Backend werden in der Dropdown-Liste „Zeit“ Benachrichtigungen neben Zeitfenstern angezeigt, die bereits gebucht sind oder außerhalb der Arbeitszeiten des Mitarbeiters liegen.

Wenn du diese Optionen aktivierst, kann es zu einer Überbuchung deiner Mitarbeiter kommen. Bitte beachte, dass die Aktivierung dieser Optionen auf eigene Gefahr erfolgt, da sie sich auf die Planung und Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter auswirken kann.

Arbeiten mit der Terminliste

Auf der Seite „Terminliste“ werden standardmäßig alle für das kommende Jahr gebuchten Termine angezeigt. Du kannst die angezeigten Termine jedoch anpassen, indem du den Datumsbereichsfilter änderst. Um alle jemals gebuchten Termine anzuzeigen, klicke einfach auf das „X“, das angezeigt wird, wenn du mit der Maus über den rechten Teil des Datumsbereichs-Filters fährst.

Funktionen der Terminliste:

• Suchfeld: Über das Suchfeld kannst du nach Servicenamen, Kundennamen und Mitarbeitern suchen.
• Filter-Schaltfläche: Mit dieser Schaltfläche kannst du Termine nach Service, Kunde, Mitarbeiter, Standort und Status filtern.

Spalten in der Terminliste:

• Zeit: Die geplante Zeit des Termins.
• Dienstleistung: Der Service, für den der Termin gebucht wurde. Wenn der Termin als Online-Termin (Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams) gebucht wurde, wird neben dem Servicenamen ein Symbol der ausgewählten Integration angezeigt. Wenn es sich bei dem Termin um einen wiederkehrenden Termin handelt, wird neben dem Servicenamen das entsprechende Symbol angezeigt.
• Kunden: Die Kunden, die den Termin gebucht haben.

  • Wenn der Termin ein Gruppentermin ist, siehst du ein „+X“ neben dem Namen des Kunden, der den Termin ursprünglich gebucht hat. Hier steht das „X“ für die Anzahl der zusätzlichen Kunden in der Gruppe.
  • Wenn ein Kunde während des Buchungsvorgangs mehrere Personen auswählen darf, wird neben seinem Namen kein „+X“ angezeigt. Stattdessen kannst du im Menü auf der rechten Seite, das sich öffnet, wenn du auf den Termin klickst, sehen, wie viele Personen sie mitbringen.

• Dauer: Zeigt die Dauer des Termins an. Wenn ein Extra mit einer Dauer ausgewählt wird, verlängert sich die Dauer des Termins.
• Status: Über die interaktive Spalte „Status“ kannst du den Status bei Bedarf schnell ändern.
• Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der dem Termin zugeordnet ist.
• Notiz: Hier kannst du neue Notizen hinzufügen oder vorhandene Terminnotizen anzeigen.

Zusätzliche Optionen für das Terminmanagement:

1. Termindetails: Wie auf anderen Seiten des SiteDude Booking Buchungssystems kannst du dir detaillierte Informationen zu einem Termin anzeigen lassen, indem du auf ihn klickst. Diese Aktion öffnet eine Seitenleiste, in der du Folgendes findest:

   • Terminstatus
   • Dienst Name
   • Startzeit des Termins
   • Zugewiesener Mitarbeiter
   • Angaben zum Kunden, der den Termin gebucht hat
   • Gesamte Zahlung
   • Option zur Anzeige einer detaillierten Zahlungsübersicht durch Anklicken von "Detaillierte Preisgestaltung anzeigen".
   • Gewählte Extras
   • Benutzerdefinierte Felder, die sich auf den Dienst beziehen.

2. „Drei Punkte“-Menü: Dieses Menü bietet mehrere Optionen zur Verwaltung von Terminen:

   • Termin bearbeiten: Ändere die Details des Termins.
   • Termin duplizieren: Erstelle einen neuen Termin mit den gleichen Informationen. Das Datum und die Uhrzeit werden gelöscht, damit du einen neuen Termin auswählen kannst.
   • Aktivitätsprotokoll anzeigen: Zeigt ein Protokoll der Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Termin an, z. B. wer ihn gebucht hat, wann er gebucht wurde, Statusänderungen, Ablehnungen, Stornierungen oder Neuplanungen.

3. Daten exportieren: Mit dieser Funktion kannst du Termine aus der Liste exportieren. Wenn du auf „Daten exportieren“ klickst, erscheint ein Popup-Fenster, in dem du entweder ein Komma oder ein Semikolon als Trennzeichen für die CSV-Datei auswählen kannst. Du kannst auch auswählen, welche Spalten in den Export einbezogen werden sollen. Bitte beachten:

   • Termine werden nur basierend auf dem ausgewählten Datumsbereich exportiert.
   • Wenn du Termine für einen anderen Zeitraum benötigst, passe den Datumsbereich vor dem Exportieren an.

Benutzerrollen, die mit Terminen arbeiten können

Die Benutzerrollen, die Zugriff auf den Bereich „Termine“ haben, sind Admin, Superadmin und Mitarbeiter. Hier ist eine Aufschlüsselung ihrer Zugriffsstufen:

• Admin und Superadmin:

  • Können alle Termine in der Liste hinzufügen, bearbeiten und anzeigen.
  • Haben vollen Zugriff auf alle Funktionen und Termine.

• Mitarbeiter:

  • Können nur die ihnen zugewiesenen Termine hinzufügen, bearbeiten und anzeigen.
  • Können nur die Dienste sehen, denen sie zugewiesen sind.
  • Können die Kunden anzeigen, die in der Vergangenheit bei ihnen gebucht haben, aber nicht die gesamte Kundenliste.

Benutzerdefinierte Rolle für Vollzugriff:

• Wenn du möchtest, dass deine Mitarbeiter alle Termine und Kunden sehen können, musst du die Funktion „Benutzerdefinierte Rollen“ aktivieren.
• Erstelle eine neue benutzerdefinierte Rolle mit den folgenden Fähigkeiten:

  • Alle Termine anzeigen
  • Alle Mitarbeiter anzeigen
  • Alle Kunden anzeigen
  • Alle Dienste anzeigen
  • Alle Standorte anzeigen

Rollen anpassen:

• Im Bereich Rollen kannst du andere Funktionen nach deinen Wünschen aktivieren oder deaktivieren.
• So kannst du die Zugriffsrechte an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.